Tema 3: Förebyggande, förberedelse och åtgärder i vårdens försörjningskedjor | PROCURE-projektet
Inom ramen för PROCURE-projektets Community of Interest Forum (COIF) utforskar Tema 3 strategier för att förutse, förebygga och hantera störningar i försörjningskedjor inom hälso- och sjukvården. Detta område har behandlats genom en serie webbinarier som först fokuserat på att identifiera sårbarheter i försörjningskedjor och därefter på verktyg och metoder för att hantera dessa på ett effektivt sätt.

Från sårbarhet till motståndskraft: En serie webbinarier i två delar
Det första webbinariet fokuserade på att identifiera sårbarheter i vårdens försörjningskedjor. Sessionen samlade aktörer från hela Europa för att dela utmaningar och insikter relaterade till upphandling och logistik inom hälsosektorn. Under webbinariet blev det tydligt att det finns en komplexitet som ofta präglar medicinska försörjningskedjor, där komponenter hämtas från olika länder och leverantörer. Denna komplexitet skapar potentiella svagheter som kan bli tydligt märkbara vid kriser, såsom pandemier eller geopolitiska spänningar.

Deltagarna diskuterade centrala utmaningar som påverkar försörjningskedjor, exempelvis begränsad leverantörsdiversifiering, bristande transparens i logistikprocesser och otillräcklig tillgång till realtidsdata för behovsprognoser. Målet var att skapa en gemensam förståelse för de problem som behöver hanteras för att i sin tur kunna bygga mer robusta, flexibla och motståndskraftiga försörjningssystem i Europa.

Utifrån insikterna från den första sessionen fokuserade det andra webbinariet på strategier för att hantera dessa sårbarheter genom framförhållning, riskförebyggande och åtgärdsmetoder. Sessionen leddes av Iris Menéndez, projektledare vid IACS (Aragonese Institute of Health Sciences), tillsammans med Mercedes Domingo, chef för lagerverksamheten vid SALUD, och José María Díaz, biträdande inköps- och logistikdirektör vid SALUD.

Att förstå och skapa trygghet i försörjnigskedjan
Ett av huvudbudskapen var att varje produkts försörjningskedja är unik. Störningar i dessa kedjor – ofta orsakade av försenade komponenter, beroende av enskilda leverantörer eller otillräckliga lager – kan få allvarliga konsekvenser för vårdtjänster och folkhälsan. Därför är det avgörande att ha en djupgående förståelse för varje kedja, från kartläggning av leverantörer till logistik.

Förebyggande åtgärder och framförhållning har visat sig vara avgörande. Som presenterat av SALUD, den aragonska hälsoorganisationen, kan åtgärder som att öka lagernivåerna (från 1,5 till 2,25 månader), övervakning av potentiell lagerbrist tio dagar före beräknad förbrukning samt att använda öppna upphandlingsförfaranden kraftigt minska risken för leveransstörningar. I SALUD:s fall reducerade dessa strategier antalet krissituationer till endast 0,01 %, vilket är ett föredömligt exempel på god praxis inom försörjningskedjehantering.

Betydelsen av riskanalys lyftes också fram genom fallet med insulin. Prisfluktuation, stabiliteten i exportländer samt identifieringen av livsviktiga läkemedel under kriser presenterades som centrala faktorer i utvecklingen av effektiva varningssystem.

Diversifiering och samarbete: Viktiga förebyggande strategier
Webbinariets deltagare utforskade diversifiering av leverantörer som en metod för att minska beroende och öka flexibiliteten. Det innefattade marknadsanalyser för att identifiera nya leverantörer samt att främja samarbete mellan offentlig och privat sektor, både mellan offentliga aktörer och på internationell nivå. Fördelarna med öppna upphandlingsförfaranden – där flera godkända leverantörer kan anlitas för samma produkt – lyftes fram som en central strategi för att minska risker.

Genom interaktiva verktyg som ”Mentimeter” fick deltagarna möjlighet att aktivt medverka i mötet. De delade till exempel vilka typer av öppna förfaranden som används vid deras egna institutioner och prioriterade olika strategier för riskförebyggande. Detta möjliggjorde i sin tur ett dynamiskt utbyte av erfarenheter och kunskap.

Mekanismer för riskreducering och snabb respons
Sessionen behandlade även strategier för att hantera störningar när de väl inträffar. Dessa inkluderade exempelvis sanktionsklausuler, automatiska beställningspåminnelser och digitala spårningssystem för att säkerställa snabba åtgärder. Deltagarna ombads att utvärdera varje verktygs påverkan i förhållande till insats, vilket ytterligare bidrog till förståelse för vilka de mest praktiska och effektiva åtgärderna är.

Som en viktig uppföljning från webbinariet delade MedTech Europe, i samarbete med AESGP och COCIR, ett vägledande flödesschema som stöd för implementeringen av artikel 10a i MDR/IVDR. Denna EU-förordning innebär att tillverkare av medicintekniska produkter är skyldiga att rapportera avbrott eller upphörande av leveranser, vilket ytterligare stärker transparensen och riskhanteringen i sektorn. Det vägledande flödesschemat är tillgängligt på:

https://www.medtecheurope.org/resource-library/article-10a-mdr-ivdr-decision-guide-flowchart

Genom denna serie i två delar visade Tema 3 inom COIF på värdet av gemensamt kunskapsutbyte för att bygga starkare och mer motståndskraftiga upphandlingssystem inom hälso- och sjukvården. Det första webbinariet bidrog till att definiera utmaningarna, medan det andra fokuserade på praktiska verktyg för att hantera dem – med betoning på behovet av proaktiv planering, datadrivet beslutsfattande och samarbete över hela försörjningskedjans ekosystem.